Isu Pengurusan : Pengurusan data , perkara penting yang sering diremeh-temehkan

Memang benarlah kata orang tua-tua "Bila terantuk baru terngadah". Setiap sesuatu yang berlaku itu walaupun pahit tetapi ada hikmah dan iktibar yang boleh kita pelajari. Itupun jika seseorang itu faham dan sentiasa menghayati prinsip cemerlang; untuk memperbaiki dan menambahbaik. Tetapi  jika mereka  jenis "ignoramus", mereka akan sentiasa mengulangi kesilapan yang sama berulang-ulang dan berkali-kali.

"Sesungguhnya orang yang paling bodoh antara kamu, orang yang mengulangi kesilapan yang sama lebih daripada sekali" (Maksud Hadis)

Isu pengurusan pada kali ini, saya akan menyentuh berkaitan pengurusan data di sekolah justru sehari dua lepas "gamat" sedikit apabila ada sebilangan kecil guru-guru UPSR yang sepatutnya menerima laptop daripada YAB Menteri Besar tercicir dari senarai yang difahamkan disorting dari data emis. Cetusan dari isu tersebut perlu diberi perhatian serious oleh pengurusan sekolah kerana sut daripada punca masalah adalah kemungkinan berlaku kealpaan kita memantau pengurusan data di sekolah yang menjadi salah satu tugas utama pengurusan kita.

Perubahan-perubahan yang berlaku dalam sistem pengurusan pendidikan hari ini memerlukan kepantasan kita para pengurus sekolah memahami secara mendalam keperluan dan implikasi pengurusan data di sekolah. Antara pengurusan data di sekolah yang sangat penting di sekolah yang kita sendiri sedia maklum ialah pengurusan data emis, e-perlu, egtukar, data sistem maklumat murid, dan bermacam-macam lagi. Data-data ini bukan sahaja perlu diurus dengan baik tetapi perlu sentiasa diupdate sentiasa.

Data-data ini terutama yang secara online sangat mustahak dan membawa implikasi yang besar jika gagal diurus dengan baik. Seingat saya sudah beberapa kali saya diminta bercakap kepada peserta kursus emis tentang pentingnya data yang tepat dan betul. Jika data emis tidak lengkap seorang yang layak naik pangkat barangkali tidak layak jika data-data perkhidmatan seperti pengistiharan harta atau tarikh pelantikan mereka tidak tepat jika pada masa itu data berkenaan digunapakai. Justru itu pengurus sekolah bukan sahaja perlu memantau kerja-kerja guru data dari masa ke semasa tetapi juga mengingatkan guru-guru di sekolah supaya sentiasa update data mereka. Setidak-tidak sebulan atau dua bulan sekali disediakan ruang bengkel semakan data. Sebagai pengurus kita perlu mempunyai aviden dan alibi mempertahankan diri melalui kerjabuat pengurusan yang kita laksanakan agar jika sesuatu isu seperti dua tiga hari lepas kita boleh mempertahankan diri dan bukan menjadi objek "sumpah seranah" anak buah atau mana-mana pihak.

Begitu juga data eperlu. Kesilapan atau ketikcaknaan kita memungkin murid kita bersekolah dan dan duduk di atas lantai serta  berada di muka depan surat khabar arus perdana. Dalam pengurusan data ini bukan sahaja kita update dan memberi data tepat tetapi juga keupayaan mentafsir maksud dan implikasi data juga sangat mustahak. Jika kita tafsirkan gelanggang serbaguna dengan memasukkan tiap-tiap satu gelanggang yang ada secara berasingan maka kemungkinan pentafsirannya pihak tertentu sekolah anda tidak perlu lagi kepada peruntukan pembangunan kerana gelanggang semuanya sudah ada.Nampak mudah dan remeh tetapi yang mudah ini diremeh-temehkan ianya membawa implikasi yang sangat besar.

Sebagai hujah dasar untuk menunjukkan betapa pentingnya pengurusan data di peringkat sekolah maka "Guru Data Sekolah" diujudkan. Walaupun masih lagi di dalam norm tetapi dengan sedikit kelebihan guru dan pematuhan kepada panduan serta pekeliling fungsi guru data dapat dimanafaatkan secara berkesan. Isu guru data ini kita telah buat kajian satu ketika dahulu dan kebanyakan guru data tidak dapat mengurus data dengan baik kerana diberi tugas mengajar melebihi had pekeliling yang ditetapkan. Jabatan telah mengemukan banyak kali kepada Bahagian Perjawatan BPSM agar guru data berada di luar norm dan kita berharap satu masa nanti perjawatan luar norm ini  akan diluluskan. Di bawah ialah contoh Jadual Guru Data yang disesuaikan berdasarkan Pekeliling Tugas Guru Data Sekolah.

Selain dari itu bagi membantu tugas Pengurus Sekolah memantau Pengurusan Data maka Guru Penolong Kanan yang ada perlu diagih tugas pengurusan dan pemantauan data berkaitan atau sesuai dengan bidang tugasnya. Sebagai contoh GPK1 boleh diamanahkan membantu menyelia pengurusan data emis, GPK Kokurikulum membantu dalam pengurusan data eperlu. Saya yakin jika sistem pengurusan data di sekolah kemas dan teratur tidak timbul masalah yang sepatutnya bukan menjadi masalah kecuali kepada mereka yang sememangnya tidak layak dipanggil pengurus sekolah. Pengurusan data yang cekap adalah petunjuk kepada kecekapan, integriti, kredebaliti Pengurusan Sekolah yang berwibawa. Ketua Sektor Pengurusan Sekolah dalam mesyuarat semalam menyebut perkara yang sama ; data yang tetap dan terkini.

Kita berharap selepas ini semua pengurus sekolah menjadikan pengurusan data di sekolah sebahagian dari tugas utama pengurusan mereka di sekolah. Jangan lagi memandang remeh perkara berkenaan kerana pengurus sekolah yang jahil dan naif dalam bab-bab data ini bukan sahaja diperlekeh oleh anak buah sendiri tetapi mungkin juga oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Sebagai entiti yang mengurus dan mengawalselia pengurusan sekolah rendah, Unit Rendah tentunya tidak akan membenarkan perkara sedemikian berlaku berterusan. Oleh itu marilah kita perbaiki segera kekurangan itu .

Di kesempatan ini juga kami di Unit Rendah yang mengurus data pendidikan wajib,data operasi rendah (DOSR), data e-gtukar dan data eperlu merakamkan setinggi-tinggi tahniah dan terima kasih kerana kecekapan dan peranan yang dimainkan oleh Pengurus Sekolah Rendah Terengganu sehinggakan data-data tersebut antara terdahulu dan mendapat pujian Kementerian Pelajaran Malaysia. Kita berharap mercu tanda ini dapat dikekalkan untuk masa-masa akan datang agar sekolah rendah Terengganu kita terutamanya sentiasa menjadi terunggul, terkini dan terbilang.